왓츠앱 슬랙 연동,
해외 바이어 문의를 번역과 함께 받기

Ponte는 해외 고객이 WhatsApp(왓츠앱)으로 보낸 문의를 Slack으로 전달하고, 담당자와 다시 연락할 날짜를 Notion에 남깁니다. 직원은 Slack에서 답하고, 견적 회신 날짜를 놓치지 않습니다.

지금은 해외 고객 문의가 들어오면 담당자가 메시지를 읽고 자료를 찾아 다른 직원에게 공유합니다. 대화는 WhatsApp에 있고 할 일은 담당자 메모에 있으니 진행 상황을 알기 어렵습니다.

이 글에서는 WhatsApp 문의 접수 자동화로 해외 고객 문의를 Slack과 Notion에서 관리하는 방법을 소개합니다.

고객은 WhatsApp으로, 직원은 Slack에서

해외 거래처는 새 앱을 설치하지 않습니다. 견적서와 제품 사진은 쓰던 파일 저장소와 연결됩니다.

카카오톡 문의를 Slack과 연결하는 방법에서 소개한 기존 카카오톡 연동과 구조는 같습니다. 고객이 쓰는 메신저만 카카오톡에서 WhatsApp으로 바뀝니다.

문의 접수부터 견적 발송까지

문의가 Slack에 들어오면 담당자를 정하고, 필요한 자료와 다시 연락할 날짜를 남깁니다. 제품 사진을 첨부한 견적 요청은 아래 순서로 진행됩니다.

• WhatsApp으로 들어온 문의를 Slack으로 전달합니다.
• 제품명·수량·배송 국가를 확인합니다.
• 제품 자료와 기존 상담 기록을 검토합니다.
• 견적 작성을 담당자에게 맡깁니다.
• 견적 발송 여부와 고객의 회신, 다시 연락할 날짜를 기록합니다.

새 문의는 같은 거래처의 기존 상담 기록에 이어서 쌓입니다. 진행 상황을 따로 기억하지 않아도 됩니다.

원문과 번역을 대조하기

해외 거래에서는 짧은 답장도 앞선 대화에 따라 뜻이 달라집니다. 고객의 OK 한마디가 가격에 대한 답인지 납기에 대한 답인지는 이전 상담을 봐야 압니다.

Slack에는 고객의 원문과 한국어 번역이 나란히 표시됩니다. 같은 채널에서 이전 상담을 바로 찾아 가격과 납기 조건을 대조합니다.

응대 자동화와 담당자 확인

접수 안내와 문의 정보 수집은 자동화하고, 가격·납기·계약 조건은 담당자가 정합니다.

업무 시간 외에 들어온 첫 문의에는 접수 안내를 보내고 제품명·수량·배송 국가를 받습니다. 제품명과 수량이 들어 있는 문의는 바로 담당자에게 알립니다. 제품 문의에는 확인된 카탈로그를 안내하고, 추가 사양이나 기술 검토가 필요하면 담당자에게 넘깁니다.

견적 요청은 AI가 대화에서 필요한 조건을 추려 담당자에게 넘깁니다. 고객에게 보낼 답변은 초안으로 준비되고, 가격이나 계약 조건이 들어간 메시지는 담당자가 확인한 뒤 발송합니다.

견적 발송 후 회신 일정 관리하기

견적을 보낸 뒤에는 고객 회신을 기다리는 건과 다시 연락해야 하는 건을 나눠 기록합니다.

Notion에는 고객 정보, 담당자, 진행 상황, 다음 일정이 기록되고 관련 상담과 파일도 연결됩니다. 담당자가 바뀌어도 누가 어떤 답변을 보냈는지 Notion에서 바로 보입니다.

카카오톡 연동에 WhatsApp 더하기

쓰던 업무 시스템은 그대로 두고, 문의가 많은 업무부터 연동합니다.

문의와 답변은 아래 흐름으로 오갑니다.

• WhatsApp 문의는 카카오톡 문의와 같은 거래처 Slack 채널에 들어옵니다.
• 직원이 답변과 번역을 확인한 뒤 WhatsApp으로 발송합니다.
• 담당자와 상담 상태를 Notion에 기록합니다.

자주 묻는 질문

해외 고객 문의를 Slack에서 받고 싶다면 개발 문의로 연락해 주세요. 연동 기능은 제품 소개에 있습니다.