네이버 톡톡, 카톡 등 다양한 채널에서 들어오는
신규 문의를 한곳에서 관리

월요일 오전 9시 41분, 세무회계 바른길의 네이버 톡톡에 «기장 맡기고 싶어요»라는 한 줄이 들어옵니다. 그 뒤 카카오톡 채널에는 세무사 변경 문의가, 홈페이지에는 사업자등록 상담 신청이 올라옵니다. 채널마다 따로 열어 보고 같은 고객이 남긴 문의를 이어 붙이는 사이 상담은 늦어지고, 견적과 계약은 사무소마다 다른 양식과 메모로 넘어갑니다.

Ponte는 여러 채널의 문의를 한곳에 모으는 데서 끝나지 않습니다. 문의 접수, 고객 식별, 상담, 견적, 계약, 거래처 등록, 서류 수령과 확인이 하나의 업무 흐름으로 이어집니다. AI는 문의 내용을 접수 항목에 채우고, 답장과 견적서 초안을 쓰고, 제출 서류를 항목별로 대조합니다. 고객에게 나가는 답장은 담당자가, 견적서와 계약서는 세무사가 승인한 뒤 발송됩니다.

신규 문의 접수

네이버 톡톡, 카카오톡 채널, 홈페이지 상담 신청으로 들어온 문의는 신규 문의 방에 같은 양식으로 등록됩니다. 접수 건마다 문의 채널, 고객 정보, 문의 내용, 문의 유형, 담당자, 추가 확인 항목이 채워지고 어느 채널에서 온 문의인지 표시됩니다. 고객은 쓰던 톡톡과 카카오톡으로 문의하므로 새 앱을 설치하지 않습니다. 전화와 소개로 들어온 문의는 담당자가 직접 입력해 같은 목록에 올립니다.

고객 식별 및 중복 문의 확인

«기장 맡기고 싶어요» 한 줄만 온 문의에는 AI가 빠진 정보를 묻는 답장 초안을 씁니다. 담당자는 «문의 감사합니다. 사업자등록번호와 직원 수를 알려 주세요.» 같은 초안을 읽고 고친 뒤 [승인 · 발송]을 누릅니다. 고객이 답하면 답변은 기존 접수 건에 붙습니다. 전화번호나 사업자등록번호가 일치하는 문의는 기존 고객 정보와 연결하고 담당자에게 알립니다. 이름만 같은 문의는 합치지 않고 담당자가 확인합니다.

담당자는 문의 유형(기장 상담, 세무사 변경, 세무서 우편, 부가세 신고, 사업자등록, 가격 문의)과 긴급 여부를 지정하고 기한을 정합니다. 기한이 지나면 담당자에게 알림이 갑니다.

상담 및 견적

상담 희망일과 확정일은 따로 기록되고, 일정이 바뀌면 담당자에게 알림이 갑니다. 상담 전에는 고객이 남긴 문의와 답변, 추가로 확인할 사항을 접수 건에서 읽습니다. 최초 문의 답변에는 금액을 넣지 않습니다.

AI는 고객 정보에서 직원 수 같은 기장료 산정 항목을 뽑아 견적서 초안을 만들고, 이를 바탕으로 견적 승인 요청이 등록됩니다. 요청에는 산정 항목과 비슷한 고객의 견적이 함께 표시됩니다. 세무사가 사무소의 기장료 기준표와 맞춰 보고 승인하면 견적서가 고객에게 발송되고, 사무소가 정한 기간 안에 답이 없으면 담당자에게 알림이 갑니다.

계약서 작성 및 거래처 등록

사무소의 기장대리계약서 서식에 접수된 고객 정보를 채워 계약서를 작성합니다. 세무사가 승인해 발송하면 고객이 전자서명을 하고, 발송 여부와 서명 여부가 접수 건에 표시됩니다. 서명된 PDF는 거래처 폴더에 저장됩니다.

계약이 완료되면 접수된 고객 정보로 거래처가 등록되고, 거래처별 업무 방이 만들어져 담당자가 초대됩니다. 이후 담당자가 바뀌면 업무 방 구성원도 바뀝니다.

수임 후 서류 수령 및 확인

수임한 거래처에는 신고 일정과 자료 제출 방법이 담긴 수임 안내문과 PDF를 담당자가 확인한 뒤 카카오톡으로 보냅니다. 거래처는 같은 채팅방에서 궁금한 점을 묻고 서류 사진을 보냅니다. 수임 후 받아서 확인하는 서류와 등록 항목은 다음과 같습니다.

• 수임 안내문 발송
• 홈택스 수임동의 요청 및 확인
• 사업용 카드 홈택스 등록 안내 및 확인
• 통장 거래내역 엑셀 요청 및 수령
• 4대보험 EDI 위임장
• CMS 출금동의서
• 기장대리계약서 서명본

4대보험 EDI 위임장은 직원 유무를 보고 담당자가 대상 여부를 정합니다. 서류별 제출 현황은 거래처 업무 방의 서류 목록에 표시됩니다. 서류가 도착하면 «받음», 담당자가 내용을 확인하면 «완료»로 바뀝니다.

통장 거래내역 엑셀은 요청한 기간의 거래내역인지, 사업용 계좌가 빠지지 않았는지, 파일이 열리는지, 요청한 계좌가 전부 도착했는지 AI가 항목별로 대조해 체크합니다. 사업자등록증은 상호와 사업자 구분을, 대표 신분증은 대표자 성명을 계약 정보와 맞춰 봅니다.

위임장과 출금동의서는 사무소 서식에 고객 정보를 채워 작성하고 거래처 폴더에 저장합니다. 담당자가 확인한 뒤 거래처에 전달합니다.

자주 묻는 질문