Claude로 담당 거래처와
업무 자료 찾기
이서연 대리는 거래처에 보낼 안내문을 쓰다가 한빛식품의 기장료와 출금일이 필요해 Claude에 물어봅니다.
«한빛식품 대표자랑 기장료, 출금일 알려줘»라고 쓰면 Claude가 Ponte에 연결된 거래처 정보를 조회해 답하고, 이 대리는 바로 안내문에 옮겨 적습니다.
직원이 Claude를 쓰는 세무사무소라면 Ponte를 커넥터로 연결합니다. 연결한 직원은 본인이 맡은 거래처 정보와 자료 링크를 Claude에서 조회합니다. 조회하는 항목은 아래 네 가지이고, 모두 보기만 합니다. 거래처 정보는 수정되지 않습니다.
조회하는 내용
- 거래처 목록: 상호, 사업자등록번호, 수임상태, 단독 담당, 공동 담당, 대리 담당 여부
- 상세 정보: 대표자, 소속 조직, 담당, 수임상태, 업태, 종목, 기장료, 출금일, 해지일
- 대리 업무: 대신 맡은 업무와 맡긴 업무의 진행 일정
- 자료 검색: 파일명, 폴더 위치, 수정일, 링크
«이번 달 내 담당 거래처 중에 수임 중인 곳 몇 군데야?», «다음 주에 내가 대신 맡는 거래처 있어?»처럼 물으면 대화창에는 어떤 항목을 조회했는지 함께 표시됩니다. 사업자등록번호로 물으면 해당 거래처가 나오고, 하이픈은 있어도 없어도 같습니다.
드롭박스 자료를 좁혀 찾기
부가세 신고를 앞두고 «한빛식품 부가가치세 폴더에서 PDF만 찾아줘»라고 물으면, 거래처 폴더 가운데 부가가치세 폴더 안의 PDF 파일만 찾아 답합니다. 자료 분류를 지정하지 않으면 거래처 폴더 전체에서 찾습니다.
회사 이름에 띄어쓰기나 주식회사 표기가 달라도 해당 거래처를 찾습니다. «주식회사 한빛식품»으로 물어도 한빛식품 폴더에서 찾습니다. 파일 이름에 들어간 말로 찾습니다. 링크는 직원 본인의 드롭박스 권한으로 열립니다.
내 담당 거래처만 조회
단독 담당, 공동 담당, 오늘 업무를 대신 맡은 거래처가 대상입니다. 담당 범위에 포함되지 않은 거래처는 조회되지 않습니다.
이서연 대리가 «새봄카페 수임상태 알려줘»라고 물으면 해당 거래처는 나오지 않습니다. «다음 주에 내가 대신 맡는 거래처 있어?»라고 물으면 최민재 대리가 맡기는 10월 27일부터 29일까지의 일정이 나오고, 대리 첫날에는 새봄카페가 조회됩니다. 연차가 끝나면 다시 목록에서 빠집니다.
상담 원문과 주민등록번호, 홈택스 계정 같은 민감정보는 Claude에 표시되지 않습니다.
반복 업무 줄이기
거래처와 자료를 찾은 뒤에는 상담 내용 정리, 고객 안내문 작성, 자료 확인 같은 반복 업무에도 Claude를 활용합니다. 작업 결과는 직원이 검토하고 필요한 내용을 고쳐서 씁니다. 거래처 조회와 자료 검색은 Ponte 연결이 하는 일이고, 안내문 작성과 내용 정리는 Claude가 하는 일입니다.
- 상담 정리: «오늘 들어온 문의를 업무별로 정리해줘», «최근 고객 문의와 답변 내용 정리해줘»라고 요청하면 거래처 채널의 대화를 붙여 넣은 내용을 업무별로 나눠 정리합니다. 문의를 하나씩 다시 읽고 옮겨 적지 않아도 됩니다.
- 안내문 초안: «한빛식품 부가세 자료 요청 문구 만들어줘»라고 요청하면 거래처 정보를 읽고 카카오톡 안내문 초안을 만듭니다. 직원이 읽고 고쳐서 직접 보냅니다. 같은 안내문을 거래처마다 새로 쓰는 일을 덜어 줍니다.
- 누락 확인: «한빛식품 결산 준비 자료 뭐 남았어»라고 요청하면 필요한 자료 목록을 드롭박스 파일 이름과 대조해 받은 자료와 빠진 자료로 나눠 보여 줍니다. 급여대장과 신고 자료를 올리면 신고에서 빠진 것으로 보이는 인원을 표시합니다. 최종 판단은 직원이 합니다.
- 인수인계: «한빛식품 어떤 곳이야»라고 요청하면 기본정보는 Claude가 조회하고, 특이사항과 변경 이력은 노션 기록을 읽어 요약합니다. 신규, 해지, 이관 같은 절차는 노션 체크리스트에서 남은 항목을 알려 줍니다.
월말에 이서연 대리는 담당 거래처 목록을 확인한 뒤, 자료가 덜 들어온 거래처에 보낼 안내문 초안을 고쳐 직접 보냅니다. 연차를 내는 최민재 대리의 거래처는 브리핑 요약으로 업무 현황을 확인합니다.
자주 하는 요청은 스킬로 저장하면 매번 처음부터 설명하지 않아도 됩니다. 세무 업무용 스킬 9종을 제공합니다. 결산을 맡은 직원은 결산자료점검을, 급여 업무를 맡은 직원은 원천세누락점검을 씁니다.
조회 기록과 사용 현황
관리자 화면의 Claude 연결 메뉴에서 누가 언제 무엇을 조회했는지 한 줄씩 확인합니다. 거절·오류 조회는 필터로 따로 봅니다. 기록은 1년 보관합니다.
| 시각 | 직원 | 조회 | 결과 | 건수 |
|---|---|---|---|---|
| 10/21 15:21 | 한지원 | 자료 검색 | 성공 | 1 |
| 10/21 15:20 | 한지원 | 상세 정보 | 성공 | 1 |
| 10/21 11:05 | 이서연 | 상세 정보 | 거절 | 0 |
| 10/21 10:48 | 이서연 | 거래처 목록 | 성공 | 12 |
사용 현황 화면에서 관리자는 직원별 조회 횟수와 실패 건수, 연결 상태를 확인합니다. 사용 이력이 없는 직원도 확인하고, 사용 현황은 CSV 파일로 내려받습니다.
대표는 같은 화면에서 직원별 조회 횟수와 오류를 보고, 시간 설정이 있으면 아낀 시간 추정도 확인합니다. 이 내용을 보고 쓰지 않는 직원에게 맞는 스킬을 안내합니다.
퇴사와 차단
퇴사한 직원은 직원 정보에서 사용을 끕니다. 조회할 때마다 직원 상태를 다시 확인하므로 그 뒤 조회가 막힙니다. 관리자 화면의 차단 버튼은 Claude 연결을 끊고 Ponte 로그인도 해제합니다. 차단을 풀면 직원이 다시 연결합니다.
연결하는 방법
관리자가 회사의 Claude에 Ponte 연결을 한 번 설정합니다. 그다음 직원이 각자 Claude의 커넥터 화면에서 연결을 누릅니다. 연결할 때 Ponte에서 쓰는 회사 Slack 계정으로 로그인해 직원 본인임을 확인합니다.
연결 화면에 «연결 계정» 이름이 표시되고, 본인이 맞으면 허용을 누릅니다. 연결은 처음 연결할 때만 합니다.
직원이 Claude를 쓴다는 사실이 아니라, 사무소가 가진 거래처 정보와 업무 절차, 드롭박스 자료를 직원 개인의 Claude 작업 환경에 연결한다는 점이 이 글의 핵심입니다.
자주 묻는 질문
직원마다 Claude 계정이 따로 필요한가요?
새 Claude 계정은 필요하지 않습니다. 직원이 쓰는 Claude 계정에 연결합니다.
도입 전에 사무소가 준비할 것이 있나요?
직원의 슬랙 계정과 담당 거래처 정보가 필요합니다. 견적서, 단가표, 상담 안내문 같은 자료를 보내 주시면 적용할 업무를 먼저 안내합니다.
노션을 쓰지 않는 사무소도 쓰나요?
거래처 조회와 자료 검색은 노션 없이 씁니다. 거래처브리핑의 특이사항과 변경 이력만 노션 연결이 있어야 나옵니다.
허용하지 않은 Claude 앱으로 연결하면 어떻게 되나요?
관리자가 허용하지 않은 앱은 연결되지 않습니다. 연결 시도는 조회 기록에 남고 운영 알림으로 전달됩니다.
회의록이나 카드 매입 정리도 Claude에 요청하나요?
회의록후처리 스킬은 노션 AI 회의록을 읽어 담당자 태그, 거래처 연결, 다음 일정 초안을 만듭니다. 카드매입정리 스킬은 카드사별 엑셀을 합쳐 부가세 신고용 표와 공제 구분안 초안을 만듭니다.