1인 카센터 카톡 문의 접수,
견적 승인부터 외상 관리까지

리프트에 차를 올려 둔 채 전화가 울립니다. 받으면 작업이 끊기고, 못 받으면 손님은 다른 정비소에 겁니다. 혼자 하는 카센터는 정비 중에도 문의 응대와 견적, 부품 주문, 결제 확인을 사장님 한 사람이 다 해야 합니다.

Ponte를 연결하면 카톡으로 온 문의와 음성 메시지가 차량별 슬랙 방에 접수로 기록되고, 사장님이 올린 점검 결과로 견적 초안이 올라옵니다. 그 뒤 부품 주문과 작업 끝 안내, 입금과 외상도 그 차 방 하나에 이어 기록됩니다. 손님은 새 앱 없이 쓰던 카톡 그대로입니다.

Ponte는 초안과 기록까지 맡고, 손님에게 나가는 견적과 작업 끝 안내는 사장님이 승인 버튼을 누른 뒤에 전달됩니다. 부품 주문은 사장님이 부품상에 직접 하고 결과를 입력합니다.

1인 카센터 사장의 하루 흐름

단골 정 사장님의 포터 한 대가 들어와 나가기까지, 10월 22일 목요일 하루입니다. 사장님이 입력하는 것은 사진과 짧은 음성 메모이고, 승인은 작업 사이 쉬는 시간에 몰아서 처리합니다.

카센터 카톡 문의 접수, 정비 중에도

손님은 카센터 카카오톡 채널에 사진이나 음성 메시지를 보냅니다. 카톡으로 오는 문의부터 잡고, 전화는 지금처럼 그대로 받습니다. 단골 정 사장님의 포터처럼 온 적 있는 차는 지난 기록이 있는 방으로 들어가고, 처음 온 차는 새 방이 생깁니다. 방 이름에는 차량번호 뒷자리가 붙어 포터-정사장-3456처럼 구분됩니다. 정 사장님처럼 포터를 두 대 쓰는 손님은 카톡 계정이 같으면 그 손님 방들이 후보로 올라오고, 어느 차인지는 사장님이 한 번 확인합니다.

정비 중에는 폰을 오래 볼 수 없습니다. 그래서 사장님이 입력하는 것은 사진과 짧은 음성 메모이고, 승인은 작업 사이 쉬는 시간에 몰아서 처리합니다. 음성 메시지는 글로 변환되어 있어 그때 읽으면 됩니다. 슬랙이 낯설어도 알림은 사장님 폰 하나로 옵니다.

접수 답장 초안에는 방문 시간만 간단히 적습니다. 지난 정비 내용이 차량 카드에 함께 보여서 같은 증상을 다시 묻지 않아도 됩니다.

점검 결과와 견적

차가 들어오면 사장님이 점검 사진과 짧은 음성 메모를 올립니다. 「앞 패드 얇음. 뒤는 드럼 라이닝 아직 있음. 앞 타이어 한쪽 편마모, 얼라인먼트도 같이 보자. 패드부터.」 이렇게 짧게 올리면 됩니다. 여기에 사장님이 미리 넣은 공임표와 부품 가격표의 값이 붙어 견적 초안이 만들어집니다. 견적에는 부가세 포함인지 별도인지가 적힙니다. 사장님은 금액만 보고 승인합니다.

손님이 카톡으로 「진행해 주세요」라고 답하면 그 시각이 승인 기록으로 남습니다. 그다음 사장님이 부품상에 전화해 값과 재고, 언제쯤 오는지 확인합니다. 찾아가는 시각은 그 뒤에 사장님이 넣고, 승인 기록 옆에 적힙니다. 손님 승인 전에는 부품을 주문하지 않습니다.

부품 주문과 추가 작업 견적

부품 적합 여부, 가격, 재고, 도착 시간은 사장님이 부품상에 직접 확인하고, Ponte는 그 결과를 기록합니다. 사장님은 부품과 매입가, 도착 예정 시간을 입력합니다. 매입가는 사장님만 보이고, 부품상과 월말에 정산하는 매입 외상 잔액으로 따로 잡힙니다. 손님 카톡에 나가는 것은 부품 가격표에 있는 손님 청구 부품값입니다. 타이어는 패드를 받는 부품상과 달리 타이어 업체에 따로 확인합니다.

점검 때 앞 타이어 편마모를 봤지만 먼저 패드만 승인받은 경우, 패드 작업이 끝나고 사장님이 사진과 음성을 올리면 추가 작업 견적 초안이 처음 견적과 따로 올라옵니다. 처음 견적과 추가 작업이 나뉘어 남기 때문에 손님이 「왜 총액이 늘었냐」고 물어도 어디서 늘었는지 바로 짚을 수 있습니다. 추가 부품도 손님이 카톡으로 승인한 뒤에 주문합니다.

작업 끝 안내와 결제, 외상

포터처럼 짐 싣고 다니는 차는 찾아가는 시각이 그날 일거리에 걸려 있어서 약속이 중요합니다. 부품이 늦게 오거나 앞 차 작업이 밀리면 사장님이 바뀐 시각을 넣고, 변경 안내 초안을 승인해 보냅니다. 작업이 끝나면 총액 안내가 올라옵니다. 부품값과 공임이 나뉘어 있고 부가세 포함인지도 같이 적혀 있어 손님이 물으면 그대로 답하면 되고, 현금영수증이 필요한지도 이 안내에서 묻습니다.

손님이 입금했다고 답해도 사장님이 입금을 확인하기 전에는 외상 잔액으로 남습니다. 단골이 월말에 같이 보내겠다고 하면 [외상으로 기록]을 누릅니다. 외상 잔액 기록과 월말 안내일이 남고, 마감하면 교환 부품과 손님 청구 부품값, 사장님만 보는 부품 매입가, 총액, 외상 잔액이 정비명세서로 정리됩니다.

차량별 정비 이력

차량 카드는 사장님이 작업을 마감하며 적은 것만 담습니다. 지난 방문에 무엇을 갈았고 주행거리가 얼마였는지, 그때 소리가 어땠는지, 결제는 어떻게 했는지 정도입니다. 이 차가 다음에 오면 접수 옆에 그 카드가 다시 보입니다.

직원이 있는 날에는 직원이 같은 차량 방을 보고 전화를 받습니다. 어디까지 승인됐고 부품이 언제쯤 오는지 사장님에게 다시 묻지 않아도 됩니다.

적용 순서

정비 중에 놓치는 문의 접수와 견적 승인부터 시작합니다. 부품 주문과 작업 끝 안내, 외상 기록은 그 두 가지가 손에 익은 뒤에 넣어도 늦지 않습니다.

예약 손님이 많은지, 단골 정비가 대부분인지, 보험·사고 수리 비중이 큰지에 따라 접수 항목과 승인 단계가 달라집니다. 현재 사용 중인 견적서와 공임표, 부품 가격표가 그 기준이 됩니다. 사장님이 자리를 비울 때 누가 견적을 승인할지도 이때 정합니다.

자주 묻는 질문