세금계산서 일괄 발행 엑셀부터
거래처 안내까지
“10월분 기장료 세금계산서는 언제 나오나요?”
“새봄카페 사업자등록증 다시 보냅니다. 번호 확인 부탁드립니다.”
월요일 오전 9시, 한서윤 님은 담당 거래처 11곳의 10월분 기장료 세금계산서를 준비합니다. 거래처 명단에서 사업자번호와 이메일, 기장료를 일괄 발행 엑셀에 옮기는 과정에서 필수 정보가 빠지거나 같은 거래처가 중복 입력되면 발행 전에 다시 확인해야 합니다.
Slack에서 Ponte 앱에 «세금계산서»를 입력하면 담당 거래처의 일괄 발행 엑셀을 DM으로 전달합니다. 같은 파일은 드롭박스 공용 폴더에도 저장됩니다.
실제 세금계산서 발행은 사무소에서 사용 중인 발행처에서 진행합니다. 발행 결과를 Slack에서 기록하면 발행된 거래처에 안내 카톡을 보냅니다.
귀속월 선택과 대상 거래처
앱에 «세금계산서»를 입력하면 [이번 달 (2026년 11월)]과 [지난달 (2026년 10월)] 버튼이 나옵니다. «10월 세금계산서»처럼 달을 함께 쓰면 버튼 없이 엑셀을 만듭니다. 대상은 담당하거나 당일 대리 담당으로 지정된 거래처 중 현재 수임 중인 곳입니다.
요약에는 대상 곳 수와 공급가액 합계가 나오고, 제외된 거래처는 이름과 사유가 함께 표시됩니다. 사유는 «기장료 없음», «이메일 빠짐»·«사업자번호 빠짐»처럼 빠진 항목별 표시, «이미 발행», «이미 ○○ 요청에 포함»입니다. 같은 귀속월·거래처는 중복 대상에 들어가지 않습니다.
엑셀 열 점검과 드롭박스 저장
엑셀에는 거래처마다 한 행이 만들어집니다. 공급자와 공급받는자 정보, 공급가액, 세액, 품목, 영수·청구 구분을 담은 31개 열입니다. 품목은 «10월 기장료», 작성일자는 귀속월 말일이고, 세액은 공급가액의 10%에서 원 미만을 버린 값입니다.
| 거래처 | 공급가액 | 세액 |
|---|---|---|
| 미래학원 | 250,000 | 25,000 |
| 바른약국 | 180,000 | 18,000 |
| 새봄카페 | 110,000 | 11,000 |
| 소나무정육점 | 200,000 | 20,000 |
| 청솔미용실 | 120,000 | 12,000 |
| 하나상회 | 150,000 | 15,000 |
| 한빛식품 | 165,000 | 16,500 |
| 해든공방 | 135,000 | 13,500 |
| 합계 8곳 | 1,310,000 | 131,000 |
파일은 담당자 Slack DM으로 전달되고 드롭박스 공용 폴더에도 저장됩니다. Slack 요약의 링크에서 저장된 엑셀을 엽니다. 공급자 정보는 사무소 설정에 등록된 사업자 정보로 채웁니다. 등록 정보가 비어 있어도 엑셀은 만들어지고, 누락된 항목은 담당자 DM에 따로 표시됩니다.
엑셀에는 열 이름과 순서, 필수 정보 누락, 사업자번호 형식, 작성일자, 이메일 형식, 금액·합계를 확인한 점검 결과가 붙습니다. 오류가 있으면 해당 행과 열 이름을 표시해 수정할 위치를 알려줍니다. 엑셀을 고치거나 거래처 명단을 고친 뒤 같은 달을 다시 요청해 [다시 받기]를 누르면 새 엑셀이 만들어지고, 결과를 기록하기 전의 이전 엑셀은 닫히며 드롭박스의 이전 파일은 삭제되지 않고 같은 날이면 번호가 붙은 새 파일이 추가됩니다.
발행 결과 기록과 재알림
사무소의 발행처에서 세금계산서를 발행한 뒤 담당자가 요약의 [발행 완료]를 누르면 발행 결과가 기록됩니다. 일부 거래처만 실패했다면 [일부 실패]를 선택하고 실패한 거래처를 지정합니다. 버튼은 엑셀을 요청한 담당자의 것이며, 이미 처리한 결과는 중복 저장되지 않습니다.
발행 여부는 담당자가 누른 결과를 기준으로 합니다. [발행 완료]로 기록된 거래처는 같은 귀속월의 다음 요청에서 «이미 발행»으로 제외됩니다. 결과를 기록하지 않은 채 기본 3일이 지나면 결과 기록을 요청하는 알림이 다시 오고, 이후 7일 간격으로 반복됩니다.
거래처 발행 안내 카톡
[발행 완료]를 누르면 해당 거래처에 발행 안내 카톡을 보냅니다. 기본 문구는 «안녕하세요, 한빛식품 대표님. OO세무회계입니다. 2026년 10월 세금계산서를 발행했습니다. 확인 부탁드립니다.»이고, 사무소 이름·거래처명·귀속월을 넣어 고쳐 씁니다.
발행에 실패한 거래처와 제외된 거래처에는 안내를 보내지 않습니다. 카톡이 연결되지 않은 거래처는 «카톡 연결 없음 1곳»처럼 별도 건수로 표시됩니다. 발송 결과는 거래처별 Slack 채널에 기록되고, 안내 발송은 사무소 설정에서 켜고 끕니다.
자주 묻는 질문
세금계산서 발행까지 해 주나요?
엑셀을 만들어 슬랙과 드롭박스에 두고, 발행은 사무소가 쓰던 발행처에서 합니다. 발행한 뒤 [발행 완료]나 [일부 실패]를 누르면 결과가 기록되고 안내 카톡이 나갑니다.
엑셀 열 구성은 어떻게 정하나요?
기본 양식이 있고, 사무소가 쓰는 일괄 발행 양식이 다르면 그 양식의 열 구성을 받아 설정에 맞춥니다.
일부 거래처만 발행에 실패하면 어떻게 하나요?
[일부 실패]에서 실패한 거래처를 고르면 발행된 거래처에만 안내 카톡이 나갑니다. 실패한 거래처는 안내 없이 기록으로 남습니다.
발행 안내 문구는 어디서 바꾸고 끄나요?
설정에서 문구를 고치고 발송을 끄고 켭니다. 문구에는 상호, 대표자 이름, 귀속월, 금액 칸을 넣습니다.
엑셀을 다시 받으려면 어떻게 하나요?
같은 달을 다시 요청하면 «이미 받음» 안내와 [다시 받기] 버튼이 나오고, 누르면 이전 엑셀이 닫힙니다.