혼자 운영하는 갤러리의
작품 문의와 도록 업무 자동화
인스타그램과 카카오톡 문의에 답하면서 작품 판매 상태와 구매 이력을 한 화면에서 확인합니다. 공모 신청과 도록 자료도 작가별 채널로 받습니다.
문의마다 작품 정보와 이전 상담을 찾아보던 일이 줄어듭니다. 공모 마감 직전에 빠진 자료를 하나씩 세던 일과 도록 자료를 메일에서 찾아 모으던 일도 줄어듭니다.
문의 접수와 담당 배정
새 문의는 문의자별 Slack 채널로 연결됩니다. 이름을 확인하지 못한 문의는 미식별 채널에서 보고, 큐레이터가 컬렉터를 확인하면 기존 기록에 연결합니다. 한 사람이 인스타그램과 카카오톡으로 문의하면 큐레이터가 같은 컬렉터로 지정해 한 채널에서 봅니다.
큐레이터는 문의를 작품 문의, 전시 관람, 작품 대여로 구분해 보고, 답변하지 않은 문의는 별도 목록에서 확인합니다. 광고와 협업 문의는 작품 문의와 다른 목록에 표시됩니다. 대표가 작품 상담 큐레이터와 전시 안내 큐레이터를 각각 정합니다. 구매 문의는 작품 상담 큐레이터 채널로, 공모 기간에 들어온 전시 제안은 전시 안내 큐레이터 채널로 갑니다.
오늘 들어온 문의 수와 답하지 않은 문의 수가 채널 목록에 표시됩니다. 여러 차례 나눠 보낸 사진과 질문은 시간순으로 보입니다.
작품 문의 응대
작품 문의가 들어오면 문의자 채널의 작품 카드에 작가, 크기, 재료, 가격, 판매 상태가 함께 나옵니다.
AI가 문의 내용에 맞춰 답변 초안을 쓰고, 큐레이터가 검토한 뒤 보냅니다. 가격 안내와 전시장 방문 제안 여부는 큐레이터가 결정합니다.
작품을 직접 보고 싶다는 컬렉터에게는 AI가 전시장 운영 시간과 방문 날짜를 넣은 안내문 초안을 씁니다. 큐레이터가 방문 일정을 채널에 입력하면 날짜와 당일 응대할 큐레이터가 표시됩니다. 영어 문의는 한국어 번역과 원문을 나란히 보고, 영문 답변을 검토한 뒤 발송합니다.
작품 재고와 판매 현황
작품별 보관 위치를 전시장, 수장고, 아트페어 부스, 외부 대여처로 구분해 기록합니다. 대여 나간 작품은 대여처와 반환일이 함께 보이므로, 대여 기간이 다음 전시나 아트페어 일정과 겹치는지 봅니다. 큐레이터는 작품이 전시장에 있으면 방문 날짜를, 수장고에 있으면 보여 드릴 일정을 안내합니다.
같은 작품에 구매 의사가 두 건 들어오면 먼저 접수된 상담이 함께 표시되고, 큐레이터는 입금 확인 여부를 보고 답합니다. 입금 전 작품은 큐레이터가 보류로 표시하면 다른 컬렉터에게 판매 중인 작품으로 안내하지 않도록 합니다.
입금이 확인되어 판매가 확정되면 큐레이터가 작품 상태를 판매 완료로 바꿉니다. 이후 같은 작품에 문의가 들어오면 다른 작품을 안내합니다.
출품작은 작품 목록에 출품 중으로 표시합니다. 부스에 나간 작품과 갤러리에 남은 작품은 구분해 보이고, 페어 기간에 팔린 작품은 부스에 있는 큐레이터가 판매 완료로 바꿉니다.
컬렉터 정보와 구매 이력
컬렉터 기록에는 구매한 작품과 금액, 관심 작가, 문의만 했던 작품이 함께 남습니다.
전시 안내를 보낼 때 큐레이터는 관심 분야와 구매 이력으로 받을 컬렉터를 정합니다. 구매 이력이 있는 컬렉터의 문의는 신규 문의와 구분해 표시됩니다.
작가 공모 접수와 선정
공모 이름과 마감일, 받을 자료 항목을 입력하면 Ponte가 신청 폼 주소를 만듭니다. 폼으로 온 신청과 카카오톡, 인스타그램 DM으로 온 포트폴리오는 작가 이름의 채널로 연결됩니다. 공모별 신청 작가는 작가·컬렉터 목록(Notion)에서 진행 상태와 함께 보고, 이전에 전시한 작가의 기록도 그 작가 항목에서 봅니다.
신청서마다 작품 이미지, CV, 작가 노트, 이미지 사용 허가 중 빠진 항목을 체크리스트로 확인합니다. AI가 빠진 항목만 담은 보완 요청 초안을 쓰고, 큐레이터가 고쳐 보냅니다. 마감까지 답이 없는 작가는 목록에 따로 표시되고, 다시 안내할지는 큐레이터가 정합니다.
자료가 갖춰진 신청은 검토 채널에 올라옵니다. 큐레이터마다 맡은 신청서가 정해지고, 맡은 신청서에는 의견을 남깁니다. 심사위원이 남긴 평가는 작가별로 보이고, 최종 선정은 대표가 승인합니다. 선정, 예비, 탈락 통보 문구는 AI가 작가마다 초안을 쓰고 큐레이터가 읽고 고쳐 보냅니다. 예비 작가는 대기 명단으로 분류되고, 선정 작가가 참여하지 못하면 큐레이터가 예비 작가에게 보낼 문구를 확인해 보냅니다.
선정이 확정되면 큐레이터가 계약 진행 상황을 작가와 전시명별로 확인합니다. 서명이 끝난 작가는 큐레이터가 계약 완료로 표시하고, 아직 안 끝난 작가는 전시명별 목록에 따로 남습니다.
전시 도록 PDF 발행
도록에 실을 작품 이미지와 작품 정보, 작가 소개는 작가 채널에서 받습니다. 제목, 재료, 크기, 제작연도가 빠진 작품은 빈칸으로 표시되고, 큐레이터는 공모 때와 같은 보완 요청 초안으로 작가에게 요청합니다.
선정 작가의 자료가 모이면 AI가 도록 초안 PDF를 만듭니다. 큐레이터가 초안을 확인하고 발행을 승인하면 최종 PDF가 작가와 전시 담당 큐레이터에게 전달되고. 작품 설명을 고쳐야 하면 큐레이터가 작가에게 수정 자료를 요청하고, 다시 승인한 뒤 발행본에 반영합니다.
전시 홍보 자료
작가가 보낸 작가 노트와 작품 사진은 전시별 홍보 채널에 표시됩니다. 큐레이터가 작가 원본 중 출품작만 골라 올리고, 작품 정보가 빠진 사진은 작가에게 작품 정보를 요청합니다. 전시 소개글과 보도자료 초안은 AI가 지난 보도자료의 문체와 분량을 참고해, 전시 일정과 작품 수, 작가 약력을 넣어 씁니다.
인스타그램 게시글과 영문 소개글 초안도 같이 나오고, 대표가 검토한 뒤 올립니다. 갤러리가 보도자료를 올린 뒤 작가에게 알려 고칠 부분을 받습니다.
초청장 시안은 대표가 확인한 뒤 컬렉터에게 보냅니다. 홍보 자료 상태에는 올렸는지 여부와 메일을 보낸 곳 수가 표시됩니다.
큐레이터 부재와 문의 관리
큐레이터가 자리를 비우는 기간과 대리자를 정하면, 시작일에 Ponte가 대리자를 채널에 초대하고, 종료일에 채널에서 뺍니다. 대리자는 그 기간의 문의와 작가 연락을 받습니다. 큐레이터는 복귀 후 대리자의 답변을 확인하고 상담합니다. 7일간 연락이 없으면 Ponte가 채널을 보류로 표시하고, 컬렉터나 작가가 다시 연락하면 상담이 다시 열립니다.
큐레이터가 바뀌거나 문의를 종료해도 이전 대화와 구매 기록, 공모 통보 내역은 작가·컬렉터 목록의 기록에 남습니다.
자주 묻는 질문
지금 쓰는 인스타그램 계정과 카카오톡 채널을 그대로 써도 되나요?
네, 쓰던 계정과 채널을 연결해서 씁니다. 컬렉터와 작가가 연락하는 창구는 바뀌지 않습니다.
작품 목록을 엑셀로 관리하고 있는데 어떻게 하나요?
엑셀 파일을 주시면 그 항목을 기준으로 작품 정보를 등록합니다. 제목, 작가, 크기, 가격, 보관 위치를 맞춥니다.
공모를 처음 여는 갤러리인데 괜찮나요?
네, 공모 이름과 마감일, 받을 자료 항목만 입력하면 시작합니다. 지난 공모 신청서 양식이 있으면 그 항목에 맞춰 안내합니다.
도록은 지금 쓰는 양식으로 만들어 주나요?
네, 지난 도록 양식과 쪽 구성을 주시면 그 양식에 맞춰 초안을 만듭니다. 표지와 서문은 큐레이터가 넣습니다.
대표 혼자 운영하는 갤러리도 괜찮나요?
네, 대표가 큐레이터 역할을 겸해 모든 문의와 공모 검토를 직접 확인하고 보냅니다.
개발 문의
작품 목록 엑셀, 지난 전시 보도자료, 지난 공모 신청서 양식과 도록을 보내 주세요. 보내주신 자료를 바탕으로 작품 정보 등록 방식과 Slack으로 전달할 문의 유형, 도록 쪽 구성을 안내합니다.