미용실 카톡 상담 관리,
시술 사진과 기록을 고객별로
시술 중에는 카톡을 볼 수 없습니다. 문의는 원장이나 담당 디자이너의 개인 휴대폰으로 들어오고, 손을 뗀 뒤에야 확인합니다. 원장 개인에게 문의가 집중되고, 답이 늦어지거나 다른 문의에 섞여 놓치는 날도 생깁니다.
고객 기록은 디자이너 개인 휴대폰 사진첩에 흩어져 있습니다. 지난번에 어떤 톤으로 했는지, 고객이 무엇을 싫어하는지는 그 디자이너만 압니다. 담당이 바뀌면 고객에게 같은 내용을 다시 확인합니다.
카카오톡 채널 문의를 고객별 슬랙 채널에서 직원들이 함께 확인하고 응대합니다. 시술 사진과 상담 기록이 고객별로 모이고, 담당자가 바뀌어도 이전 기록을 확인합니다. 답장은 AI가 초안을 쓰고 직원이 확인한 뒤 보냅니다.
카톡 문의, 직원들이 함께 확인
5월 20일, 고객 B가 카카오톡 채널로 뿌리 염색을 묻습니다. 문의는 고객 B의 슬랙 채널에 들어오고, 같은 고객의 연락은 같은 채널에 모입니다. 담당이 시술 중이면 다른 직원이 문의에 답하고, 문의가 개인 휴대폰에 갇히지 않습니다. 원장은 이번 고객을 지난달 들어온 디자이너 E에게 맡깁니다. 직원끼리 맞출 이야기는 스레드에 쓰고, AI 답장 초안을 디자이너 E가 확인해 보내면 카카오톡으로 답장이 나갑니다.
뿌리가 많이 자랐어요. 다음 주 화요일 오후에 뿌리 염색 될까요? 저번 색이 마음에 들어서 그대로 하고 싶어요.
@디자이너 E 이번 고객은 E가 맡아 봐요. 3월 기록이 위에 있어요.
3월 기록 봤어요. 화요일 2시가 비어 있어서 그 시간을 먼저 제안할게요.
안녕하세요, 고객 B님. 화요일 오후 2시는 어떠세요? 지난번 기록을 보고 준비하겠습니다. 괜찮으시면 답장 주세요.
✓ 디자이너 E가 카카오톡으로 보냈습니다. 고객 확인 뒤 예약 확정.
예약은 시간을 제안하고 고객이 확인한 뒤 확정합니다.
고객별 기록, 다음 담당자가 확인
3월 14일 시술이 끝났을 때 디자이너 A는 결과 사진을 정면과 옆, 반측면으로 올리고 톤과 기장을 두세 줄 적었습니다. 그 기록이 고객 B의 채널에 남아 있습니다.
화요일 아침, 디자이너 E는 고객 B를 처음 만납니다. 시술 전에 채널을 위로 올리면 3월에 본 시술 예상 이미지, 결과 사진과 메모, 5월 문의가 있습니다. 모르는 것은 스레드에 묻고, 고객이 오면 이전 상담과 시술 기록을 보며 현재 모발 상태와 고객 뜻을 다시 확인합니다. "지난번에 에스프레소 톤으로 하셨네요. 이번에도 같은 톤으로 할까요?"
3번 스타일 시술 예상 이미지입니다.
1번 사진
후밝은 갈색 스트레이트 → 에스프레소 레이어드 · 댓글 4개
시술 결과입니다. 정면, 옆, 반측면.
결과
에스프레소 톤. 두피 민감. 레이어드는 턱선부터, 기장은 쇄골 아래. 끝 손상 남아 있어 다음에 트리트먼트 권하기. 다음 뿌리 염색은 8주 뒤.
뿌리가 많이 자랐어요. 다음 주 화요일 오후에 뿌리 염색 될까요? 저번 색이 마음에 들어서 그대로 하고 싶어요.
✓ 디자이너 E가 카카오톡으로 보냈습니다. 화요일 오후 2시 제안.
시술 결과입니다. 정면, 옆, 반측면.
오늘 2시 고객 B 처음 뵙는데요. 메모에 끝 손상이 있다고 돼 있어요. 뿌리만 하고 끝은 어디까지 정리할지 고객께 여쭤볼게요.
기록은 참고만 해요. 지금 모발 상태 보고 고객 뜻 다시 확인한 뒤에 정하죠. 트리트먼트는 가볍게 권하기만 하고요.
네. 끝나면 결과 사진이랑 메모 올릴게요.
시술이 끝나면 시술 사진과 메모를 기록해 다음 방문 때 확인합니다.
Andpix 연동: 시술 예상 이미지를 상담에
매장 인스타 게시물에 댓글로 요청하면 Andpix가 얼굴은 두고 머리만 바뀐 시술 예상 이미지를 만들어 게시물로 올립니다. 그 이미지를 고객 채널에 올리면 같은 이미지를 보며 상담합니다.
슬랙 사용법
미용실에서 쓰는 것은 세 가지입니다.
| 슬랙에서 | 미용실에서는 |
|---|---|
| 채널 | 고객 채널입니다. 고객마다 하나씩 있고, 그 고객의 문의와 사진이 여기 모입니다 |
| 스레드 | 직원끼리 나누는 말입니다. "앞 고객 펌이 길어져요" 같은 말은 여기 씁니다 |
| @멘션 | 담당 지정입니다. 원장이 채널에서 "@디자이너 A"라고 부르면 그 디자이너가 맡습니다 |
검색창에 "탈색"이나 "손상"을 치면 그 말이 들어간 지난 기록이 나옵니다. 휴대폰 슬랙 앱으로 시술 사이에 확인하고 답합니다.
자주 묻는 질문
원장이 직원 응대를 다 볼 수 있나요?
누가 어떤 고객 채널을 볼지는 매장이 정합니다. 비공개 채널과 초대로 나누고, 원장을 모든 채널에 초대하면 누가 언제 무슨 답을 보냈는지 확인합니다.
직원들이 새 프로그램을 또 배워야 하나요?
별도 고객관리 프로그램에 다시 적지 않고 슬랙에서 대화와 기록을 함께 확인합니다. 슬랙은 채팅처럼 쓰고, 휴대폰 앱으로도 됩니다. 고객은 쓰던 카카오톡 채널로 문의하고 새 앱을 깔지 않습니다.
예약 프로그램은 바꿔야 하나요?
아니요. 예약과 결제는 지금 쓰는 프로그램을 계속 씁니다. 바뀌는 것은 카톡 문의를 슬랙에서 받고 답한다는 점입니다.
디자이너가 그만두면 단골 기록도 같이 나가나요?
기록은 매장 슬랙에 남습니다. 새 담당을 그 채널에 초대하면 이전 기록을 확인합니다.