식자재 카톡 주문,
엑셀 주문표 입력부터 배송 순서까지
식자재 거래처 500곳의 주문을 직원 한 명이 감당할 수 있을까.
식자재 유통업체에서 수발주 업무를 맡은 사무 담당 B는 수요일 아침 8시에 카톡부터 엽니다. 밤사이 들어온 거래처 주문을 하나씩 열어 품목과 수량을 엑셀 주문표에 입력합니다.
손글씨 주문서 사진은 직접 읽어 옮깁니다. 거래처별 거래명세서에도 같은 내용을 다시 입력하고, 품목마다 거래처 단가를 확인합니다. 같은 주문을 주문표와 명세서에 반복해서 입력합니다.
매일 아침 이 일을 되풀이합니다.
Ponte는 카톡 주문을 엑셀에 입력해 출고·배송 담당자에게 전달합니다.
주문 변경을 놓치면 생기는 일
카톡으로 추가 주문, 수량 변경, 취소 요청이 들어옵니다.
주문서에 반영되지 않으면 잘못 배송되고, 반품과 재배송이 발생합니다.
Ponte는 카톡 주문과 변경 요청을 기존 주문서에 반영합니다. 내용이 불분명하면 담당 직원이 확인합니다.
카톡으로만 주문을 받는 회사에서 흔히 이렇게 됩니다.
| 시각 | 한빛식당 주문 |
|---|---|
| 오전 10:12 | 내일 양파 10kg, 대파 5kg, 돼지고기 20kg 주세요. |
| 오전 10:28 | 아 돼지고기 10kg으로 변경이요. |
| 오전 10:41 | 양파는 오늘 받은 거 있으니까 취소해주세요. |
| 오전 11:05 | 주문서에는 돼지고기 20kg, 양파 10kg이 그대로 남아 있습니다. |
| 다음 날 배송 | 양파 10kg, 돼지고기 20kg이 배송됩니다. |
| 그 뒤 | 거래처 항의와 반품, 재배송, 금액 수정이 이어집니다. |
주문을 잘못 읽은 게 아니라, 변경 요청이 기존 주문서에 반영되지 않은 문제입니다.
| 문제 | 실제 상황 |
|---|---|
| 주문 변경 | 주문 끝났는데 «아까 고기 2kg 추가요», «양파 취소요» |
| 주문 누락 | 카톡으로 주문했는데 담당자가 못 봄 |
| 주문 착각 | 10kg을 1kg으로 읽거나, 비슷한 상품을 잘못 입력 |
| 품절 · 대체 | 주문받은 상품이 없어서 다른 상품으로 바꿔야 함 |
| 배송 오류 | 거래처 A 주문이 B에 들어가거나 다른 물건이 배송됨 |
| 거래처별 가격 | 같은 상품인데 거래처마다 단가가 다름 |
| 미수금 · 정산 | 주문 금액, 실제 납품 금액, 입금 금액이 안 맞음 |
기존 카톡과 엑셀을 그대로 사용
카톡과 슬랙을 연동해 식자재 발주 업무를 자동화합니다. 거래처는 카카오톡으로 주문하고, 사무 담당자는 기존 엑셀 주문표를 사용합니다.
상품코드 등록이나 별도 직원 교육 없이 기존 방식대로 사용할 수 있습니다. 재고·회계·매입 업무는 기존 방식대로 진행합니다. 기존 재고 엑셀에서 출고 가능 물량을 확인합니다.
하루 업무를 놓고 보면 달라지는 곳은 이렇습니다.
| 업무 | 지금 | Ponte를 쓰면 |
|---|---|---|
| 주문 모으기 | 카톡방을 하나씩 열어 엑셀에 복사 | 거래처별 슬랙 방에 접수번호와 함께 모임 |
| 상품명 해석 | 담당자 기억에 의존 | 상품표에 등록한 이름으로 입력, 처음 보는 이름만 확인 |
| 주문 변경 · 취소 | 카톡을 다시 찾아 주문서 수정 | 기존 주문에 바로 반영, 변경 시각 기록 |
| 오타 · 불분명한 주문 | 전화로 다시 확인 | 거래처에 카톡으로 자동으로 되물음 |
| 발주서 · 거래명세서 | 주문마다 다시 입력 | 확정 주문으로 작성, 직원은 확인 후 전달 |
| 배송 순서 | 주소를 보고 직접 정함 | 차량별 순서를 정해 배송 담당 카톡으로 전달 |
| 미수금 | 월말에 장부와 통장을 대조 | 납품 금액과 입금을 맞춰 보고 미입금 거래처만 표시 |
Ponte는 주문을 모으고, 상품명을 맞추고, 서류와 배송 순서를 준비합니다. 직원은 확인이 필요한 항목을 정하고, 주문을 확정하고, 거래처에 보낼 안내를 승인합니다. 주문 확정은 늘 직원이 합니다.
거래처별 슬랙 방
거래처는 회사 카카오톡 채널과 1:1로 대화하며 주문합니다. 들어온 주문은 거래처별 슬랙 방에 정리하고, 주문 내용은 담당 직원에게 전달합니다. 주문 변경, 단가 문의, 배송 문의를 구분해 담당자에게 전달합니다.
등록되지 않은 거래처의 주문은 확인 대기 목록에 올립니다. 관리자가 거래처를 등록하면 해당 거래처의 주문으로 분류합니다.
한결정육은 미추홀구 권역으로 등록했습니다. @영업 C
신규 거래처 접수
처음 문의한 식당이나 매장은 신규 거래처로 표시해 영업 담당에게 전달합니다.
카톡 대화에서 상호, 주소, 연락처, 품목, 배송 요일을 확인해 노션 거래처 목록에 등록합니다. 빠진 정보는 담당 직원이 카톡으로 확인합니다.
노션에서 상담부터 거래 시작까지 관리하고, 거래가 시작되면 거래처를 등록하고 배송 권역을 지정합니다.
배송 권역과 담당 차량
거래처 주소와 배송 조건에 따라 배송 권역을 나눕니다. 권역별 담당 직원과 배차 차량을 지정합니다.
새 거래처가 등록되면 주소와 배송 조건을 확인해 배송 권역을 지정합니다.
카톡 주문을 엑셀에 입력
카톡 주문 메시지와 주문서 사진에서 품목, 수량, 단위를 확인합니다. 주문마다 접수번호를 부여해 거래처별 슬랙 방에 올립니다.
사진 주문은 직원이 확인한 뒤 확정합니다. 원본 사진은 거래처 폴더에 주문 기록과 함께 보관합니다.
거래처마다 다른 상품명
거래처마다 상품명과 주문 단위가 다릅니다. 기존 엑셀 상품표에 상품명과 단위를 등록합니다.
| 카톡에 쓴 말 | 회사 상품 | 단위 | 수량 |
|---|---|---|---|
| 양파 1망 | 양파 | 망 | 1 |
| 대파 3단 | 대파 | 단 | 3 |
| 계란 2판 | 계란 | 판 | 2 (확인 필요) |
| 두부 10모 | 두부 | 모 | 10 |
예를 들어 거래처가 '손질대파'라고 주문하면 상품표의 '대파(손질)'로 입력합니다. 상품명이나 단위가 맞지 않으면 직원이 확인합니다. 등록한 상품명은 다음 주문부터 적용합니다.
닭처럼 마리로 주문받고 실제 중량으로 정산하는 품목은 주문 단위와 실중량을 나눠 기록합니다. 한빛식당이 닭 10마리를 주문하면 출고 때 측정한 실중량 12.4kg을 입력하고, 명세서와 정산서 금액은 kg으로 계산합니다. 주문 단위와 중량 환산 기준은 거래처와 품목별로 등록합니다.
확인이 필요한 주문
품목이나 수량이 불분명하면 직원이 확인합니다.
한빛식당 주문서 사진에서 계란 수량 글씨가 번져 2판인지 3판인지 읽히지 않으면, 그 항목에만 확인 표시가 붙습니다. 지난 주문 수량을 참고로 보여주지만, 직원이 거래처에 확인한 뒤 주문을 확정합니다.
중복 접수된 주문은 담당 직원이 확인합니다.
확정 주문 서류
주문이 확정되면 기존 엑셀 주문서와 발주서 양식에 품목, 수량, 단위를 입력합니다.
확정 주문으로 발주서와 거래처별 거래명세서를 작성하고, 월별·반기별 정산서에 해당 기간 주문을 반영합니다.
서류는 거래처 폴더에 저장합니다. 작성된 서류를 확인한 뒤 거래처에 전달합니다.
결제는 거래처마다 건별이나 월 정산으로 정하고, 주문 금액이 표시된 결제 링크를 카톡으로 보냅니다. 주문 금액은 거래처별 단가와 주문 수량으로 계산하고, 배송비가 있으면 별도 줄로 더합니다. 결제가 끝나면 영수증을 거래처 폴더에 저장합니다.
주문 변경과 취소
- 카톡 주문 접수
- 상품 · 수량 · 거래처 확인
- 주문서 작성
- 마감 전 추가 · 취소 · 변경은 기존 주문서에 반영
- 주문 마감 · 확정
- 확정 주문서로 출고 · 배송
- 배송 완료 후 실제 납품 금액 확정
변경 메시지는 기존 주문을 수정합니다.
| 카톡 메시지 | 처리 |
|---|---|
| 양파 10kg 추가 | 기존 주문에 추가 |
| 돼지고기 20kg → 10kg | 기존 수량 수정 |
| 양파 취소 | 기존 주문에서 취소 |
| 그거 5kg 더요 | 어떤 상품인지 확인 필요 |
| 아까 주문 그대로요 | 기존 주문 확인 후 유지 |
변경 시각과 처리한 직원을 기록하고, 엑셀 주문표와 명세서는 변경된 주문으로 작성합니다. 지난 주문과 같으면 이전 주문을 복사해 필요한 부분만 수정합니다.
내일 양파 10kg, 대파 5kg, 돼지고기 20kg 주세요.
| 상품 | 수량 | 변경 |
|---|---|---|
| 양파 | 10kg | |
| 대파 | 5kg | |
| 돼지고기 | 20kg |
접수
| 상품 | 수량 | 변경 |
|---|---|---|
| 양파 | 10kg | |
| 대파 | 5kg | |
| 돼지고기 | 10:28 변경 |
내용 확인
| 상품 | 수량 | 변경 |
|---|---|---|
| 10:41 취소 | ||
| 대파 | 5kg | |
| 돼지고기 | 10kg | 10:28 변경 |
내용 확인
그거 5kg 더요.
거래처에 카카오톡으로 자동으로 물었습니다 · 답이 오면 반영
대파
| 상품 | 수량 | 변경 |
|---|---|---|
| 10:41 취소 | ||
| 대파 | 10:57 추가 · 거래처 답변으로 확정 | |
| 돼지고기 | 10kg | 10:28 변경 |
확정 · 거래처 답변
✓ 출고 반영됨 · 출고 담당에게 전달했습니다
품절과 대체품 문의
품절 상품이 있으면 대체 상품을 안내하는 답변을 작성합니다.
담당 직원이 내용을 확인한 뒤 거래처에 보냅니다. 품절 여부와 대체 상품은 업체가 관리하는 상품표에서 확인합니다.
재고가 주문량보다 부족하면 부족 수량을 표시합니다. 바다마트가 계란 5판을 주문했는데 2판만 출고할 수 있으면 부족 3판으로 표시하고, 대체 상품이나 나눠 배송할 수 있는지 묻는 답변을 작성합니다.
주문 접수 및 출고 안내
주문 상태는 접수, 확인, 확정, 출고 준비, 배송 완료로 구분합니다.
주문 접수와 출고 확정 시 각각 안내합니다.
확정 주문과 변경 내용은 출고 담당에게 전달합니다. 출고 준비가 시작된 뒤 주문이 바뀌면 출고 담당에게 변경 내용을 전달합니다.
주문 마감 후 차량별 배송 순서
당일 주문 마감 시 확정된 주문을 거래처별로 모아 출고 물량을 확인합니다.
마감 시각이 되면 거래처별 슬랙 방의 확정 주문을 #배송-오늘 방에 모읍니다. 엑셀 주문서를 손으로 취합하지 않습니다. 차량별 거래처, 품목, 냉장·냉동 물량을 한 표에 정리하고, 같은 내용을 출고 담당에게 출고 목록으로 보냅니다. 마감 뒤 추가 주문이나 취소는 변경 내역에 표시해, 담당 직원이 영향을 받는 차량을 확인합니다.
배송 순서는 주소, 요청 시간, 영업시간, 차량 적재량, 냉장·냉동 여부에 따라 정합니다.
담당 직원이 슬랙에서 차량별 배송 순서를 확인하고 [배송 목록 보내기]를 누르면, 차량별 배송 담당자에게 1:1 카톡으로 오늘 배송 목록 링크가 갑니다. 배송 담당자는 링크에서 거래처 주소와 주문 품목, 배송 요청 시간을 확인합니다. 거래처에 도착하면 배송 완료를 표시합니다.
마감 뒤 추가 주문이나 취소가 발생하면 출고 상황을 확인하고 배송 순서를 다시 정합니다. 거래처에는 오늘 배송 순서와 도착 시간대를 카톡으로 안내합니다.
배송이 완료되지 않은 거래처는 미배송 목록에 올려 담당 직원에게 알립니다. 지연이나 미배송 사유는 거래처마다 기록합니다.
첫 도착 06:40delivery/today/1호차
첫 도착 06:40delivery/today/1호차
주문 마감 23:00 · 오늘 배송 목록
- 한빛식당양파 외 4 · 06:30~07:00 · 냉장
- 바다마트닭 외 5 · 07:30 전 · 냉장
- 다온분식두부 외 2 · 08:00 전 · 냉장
- 외 27곳
배송 순서 정리 중
- 새봄분식‘계란 3팜’ → 3판?거래처 답 기다리는 중✓ 계란 3판 · 1호차
- 미르식당주소 ‘구월동 새 매장’ · 등록 주소와 다름거래처 답 기다리는 중✓ 남동구 구월동 1478 · 1호차
두 거래처에 카카오톡으로 자동으로 물었습니다 · 답이 오면 반영
답이 없으면 30분 뒤 @영업 A 에게 알림
✓ 확인됨 2건 · 1호차에 추가
남동구 구월동 1478
네 3판
오늘 배송 순서 · 1호차 15곳 · 2호차 15곳
A영업 A님이 배송 목록을 보냈습니다 · 배송 담당 2명 · 오후 11:08
추가 주문 · 소담 반찬가게 · 1호차 2번째로 배송 순서를 다시 정했습니다
다온분식 사장님께 도착 안내를 보냈습니다 · 오늘 배송 4번째 · 07:20~07:40 도착
미배송 1곳 · 새봄분식 · 사유: 영업 시작 전 도착 @영업 A
식자재 유통업체마다 다른 마감 시각 · 단위 · 배송 기준
주문을 받는 방식은 회사마다 다릅니다. 주문 마감이 밤 11시인 곳도 있고 새벽 4시인 곳도 있습니다. 닭을 마리로 받는 곳과 kg으로 받는 곳이 있고, 계란은 판으로만 받는 곳도 있습니다.
Ponte는 회사마다 다른 주문·배송 기준을 설정합니다. 주문 마감 시각, 배송 권역을 나누는 기준, 상품별 주문 단위와 환산표, 직원 확인이 필요한 주문의 기준, 발주서와 명세서 양식, 배송 순서를 정할 때 먼저 볼 조건을 회사가 일하는 방식대로 정합니다.
처음에는 지금 쓰는 엑셀 주문표와 상품표, 거래처 목록을 받아 마감 시각, 단위 환산, 배송 권역을 설정합니다. 운영 중 변경된 기준은 수정합니다.
미수금과 입금 확인
한 달 치를 몰아 결제하는 거래처가 많으면 미수금이 쌓입니다. 거래명세서에 적힌 납품 금액과 통장 입금 내역을 거래처별로 맞춰 보고, 입금이 안 된 거래처만 담당 직원 슬랙에 표시합니다.
입금 안내 카톡은 초안으로 올라오고, 담당 직원이 확인한 뒤 거래처에 보냅니다. 결제 링크를 쓰는 거래처는 링크로 바로 결제하면 해당 주문이 입금 완료로 바뀝니다.
미응답 주문 알림
답변이 없는 주문은 거래처와 미응답 시간을 표시해 담당 직원에게 알립니다. 관리자는 운영 콘솔에서 미응답 시간이 긴 주문을 먼저 확인합니다.
운영 콘솔에서 거래처별 주문 이력과 마지막 주문일을 확인합니다. 평소보다 주문이 늦은 거래처는 관리자에게 알림을 보냅니다.
담당자 변경
거래처 담당자를 변경할 때는 여러 거래처를 선택해 새 담당자를 지정하고, 연차 기간에는 대리자가 거래처 방에 들어갑니다. 단가 변경 공지는 대상 거래처를 선택해 카톡으로 보냅니다.
주문 기록이 쌓이면 AI가 먼저 주문을 제안
거래처마다 주문 기록이 쌓이면 AI가 품목별 주문 주기와 수량을 계산합니다. 요일과 계절, 지난 주문 간격, 최근 변경 내역을 봅니다.
계산한 예상 주문은 주문 마감 전에 거래처 사장님께 카톡으로 먼저 보냅니다. «내일 양파 10kg, 대파 5단, 돼지고기 10kg 보내 드릴까요?» 같은 메시지에 [이대로 주문]과 [수량 바꾸기] 버튼이 붙습니다.
사장님이 [이대로 주문]을 누르면 바로 주문으로 접수되고, 수량을 바꾸면 바꾼 수량으로 접수됩니다. 답이 없는 거래처는 주문으로 넣지 않고 담당 직원에게 알립니다.
예상 주문량은 매입 준비에도 씁니다. 내일 나갈 양파와 돼지고기 물량을 마감 전에 미리 보고 매입처에 발주합니다.
내일 주문 예측 · 거래처 30곳
| 거래처 | 품목 · 수량 | 지난 4주 → 예측 |
|---|---|---|
| 한빛식당 | 양파 10kg · 대파 5단 · 돼지고기 10kg | |
| 바다마트 | 닭 10마리 · 계란 5판 | |
| 소담 반찬가게 | 대파(손질) 3단 · 두부 10모 | |
| 외 27곳 | ||
A영업 A님이 예측 주문을 보냈습니다 · 30곳 사장님께 카톡으로 보냈습니다 · 오후 4:00
확정 22곳 · 수정 5곳 · 미응답 3곳 → @영업 A
돼지고기 15kg으로요
| 상품 | 수량 | 변경 |
|---|---|---|
| 양파 | 10kg | |
| 대파 | 5단 | |
| 돼지고기 | 사장님 수정 |
확정
| 품목 | 필요량 |
|---|---|
| 양파 | 180kg |
| 돼지고기 | 120kg |
자주 묻는 질문
지금 쓰는 카톡과 엑셀을 바꿔야 하나요?
아니요. 거래처는 카카오톡으로 주문하고, 회사는 기존 엑셀 주문표와 상품표, 재고 엑셀을 사용합니다.
그럼 ERP가 필요 없나요?
주문과 배송 관리만으로는 ERP가 필요하지 않습니다. 다만 재고 관리를 위해 최신 재고 데이터는 필요합니다. Ponte는 기존 재고표에 맞춰 운영 콘솔을 만들고, 슬랙에 남긴 입고·재고 조정·입금·배송 기록을 콘솔에 반영합니다. 출고량은 확정 주문에서 차감하고, 미수금 대조와 배송 현황 확인에도 활용합니다.
사진 주문서와 거래처마다 다른 상품명은 어떻게 처리하나요?
사진 주문은 직원이 확인한 뒤 확정합니다. 거래처 상품명과 단위는 기존 상품표에 맞추고, 수량이 불분명한 항목은 확인 대상으로 표시합니다. 마리로 받는 닭은 출고 때 측정한 실중량으로 금액을 정합니다.
주문이 바뀌거나 재고가 부족하면 어떻게 처리하나요?
변경과 취소는 기존 주문에 반영하고 변경 시각과 처리한 직원을 기록합니다. 재고 엑셀의 출고 가능 물량이 부족하면 대체품이나 분할 배송 여부를 묻는 답변을 작성하고, 담당 직원이 확인한 뒤 보냅니다.
배차와 배송 순서는 어떻게 정하나요?
배송 요청 시간, 거래처 영업시간, 차량 적재량, 냉장·냉동 여부, 우선순위를 반영해 차량별 배송 순서를 정합니다. 배송 담당자는 카톡으로 받은 배송 목록에서 순서를 확인하고 배송 완료를 표시합니다. 배송 출발 후 주문이 취소되면 배송 순서를 다시 정하고, 배송하지 못한 거래처는 미배송으로 담당 직원에게 알립니다.
발주서 · 거래명세서 · 정산서는 어떻게 작성하나요?
확정 주문을 기준으로 발주서와 거래처별 거래명세서를 작성하고, 기간별 주문을 모아 월 정산서와 반기 정산서를 작성합니다. 결제 링크에는 거래처별 단가와 주문 수량을 반영하고, 결제가 끝나면 영수증을 거래처 폴더에 저장합니다.
파일 저장은 어디에 되나요?
구글 드라이브 같은 곳에 저장하면 됩니다. 주문서 사진, 발주서, 거래명세서, 정산서, 영수증이 거래처별 폴더로 나뉘어 저장되고, 회사가 이미 쓰는 저장소가 있으면 그곳을 그대로 씁니다.